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關于做好2019年度檔案歸檔工作的通知
2019-03-06 16:51 楊少偉 辦公室   (點擊:)

校屬各單位:

為了實現學校檔案集中統一管理,做好檔案的收集整理和立卷歸檔工作。依據《高等學校檔案管理辦法》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》等有關規定和檔案管理規范要求,根據學校檔案工作安排,2019年度檔案歸檔工作現將啟動。請各單位將本部門2018年產生的屬歸檔范圍的各類文件資料,按歸檔要求整理好并移交到學校檔案室。2018年度以前因特殊原因未及時歸檔須補充歸檔的文件材料,請整理好后一并歸檔。現將歸檔具體事項通知如下:

一、 歸檔范圍

1.2018年度各單位收到的上級及業務主管部門下發的與學校有直接關系并需執行的文件材料。

   2.校黨委、校行政會議記錄、會議紀要、工作總結、工作計劃及各部門的工作總結與工作計劃。

   3.學校各部門的各種年度報表及統計數據,包括:基層報表、科研成果、人員基本情況、招生人數、招生錄取表、畢業生登記表、基本建設、財務憑證、固定資產等。

   4.學校的各種出版物,包括:學報、校報、各部門所出的簡報及工作動態。

   5.學校舉辦重大活動所形成的材料,包括黨代會、教學工作會、科研工作會、運動會等所形成的文字、圖片、音像等資料。

   6.以學校名義獲得的廳級以上證書、獎牌、獎杯、錦旗,重要題詞以及校際交流中獲贈的具有保存價值的實物應隨相關紙質文件同時歸檔。

   7.其它應歸檔的文件材料。電子文件、照片、錄像等各種載體文件材料應隨相應紙質文件材料同時歸檔。

二、歸檔要求

   1.根據《高等學校檔案管理辦法》規定,各部門負責檔案工作的人員負責本部門歸檔材料的收集、整理與立卷工作。整理過程中要逐卷(件)檢查,編制頁號,制作目錄,不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。

   2.文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔。OA辦公系統中形成的電子文件要求紙質、電子雙套制歸檔。

   3.報表、名冊、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料,以冊(本)為單位移交。

   4.歸檔材料應是原件,復印件原則上不得歸檔。

5.聲像檔案:錄音、錄像帶的外盒上應貼上標簽,必須附有文字說明,內容包括事由、時間、地點、人物;數碼照片,要求每張照片都必須做好文字說明,內容包括事由、時間、地點、人物。

6.實物檔案:標明實物名稱、獲得時間和頒(贈)單位。

   7.電子檔案:標明與紙質檔案相符的標題及時間。

三、歸檔時間 

請各部門高度重視,認真做好檔案材料的收集、整理、移交工作。420日前完成文件材料的歸檔移交工作。

四、歸檔程序 

   1.歸檔驗收:歸檔材料移交時,交接雙方當面清點核對。符合歸檔規范要求的進行驗收并辦理移交手續。

   2.移交手續: 歸檔單位在移交歸檔材料時需填寫《歸檔材料移交登記表》,登記表一式兩份,交接雙方確認簽字并加蓋所在單位印章后各留存一份備查。

未盡事宜請與學校綜合檔案室老師聯系。

聯系電話:85305429(象湖校區);69303697(龍子湖校區)。

                                                         辦公室 

                                                       201936 

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